米果果小镇会务接待工作的流程

一、对接和跟踪服务

外围对接主要由办公室负责，责任人李冰和陈君芳，陈君芳负责诸暨范围内会务的对接工作，李冰负责除诸暨区域外的会务对接工作。同时两人分区域但不分工，所涉会务必须互相帮助通力合作，全程跟踪整个会务的过程，做好协调、保障、跟踪、善后等工作。

二、任务落实

1、订单确认：李冰和陈君芳对接确认好相关会务后，将会务情况用书面或电子稿通知计调，计调根据具体要求分派到各责任部门；

2、住宿和会议：住宿和会议由客房部负责，做好会前、会中、会后的工作；会前按照要求准备和布置好房间，做好入住人员的客房登记和引领工作，根据要求及时布置好会议的签到台、指示牌、会型、座位、席签等工作；会中安排专门服务人员做好茶水、照明、空调等服务工作；会后做好卫生、物品整理等工作。责任人王海瑜；

3、餐饮：餐厅按照要求及时做好就餐的场所确认、菜单排定、就餐服务人员、菜品质量及上菜时间等工作。如有会务或活动放在风情餐厅等餐饮区域的，做好会场、桌椅、舞台等布置工作。责任人王学芳；

4、音响设备：按照要求提前布置好会议室的音响调节、话筒、投影、字幕等工作，如有需要打好大电子屏幕欢迎词（如有室外活动、KTV等情况，按实际需要做好保障工作）。责任人金利锋；

5、会议横幅、指示牌：涉及会议所需横幅由李廷巧通知广告公司做好并在会场挂好（临时突发情况下由执行部负责），指示牌做好后交客房部。责任人李廷巧；

6、票务：票务中心做好景区门票的出票工作（特殊情况免票的需办公室批准），准备好会议人员进入景区的胸牌发放和回收等工作。责任人井红美；

7、活动：会务期间安排的拓展等活动由执行部负责，包括活动方案的制定、人员的配备、安全保障等工作。责任人杨锋；

8、电力安全保障：会务期间的电力安全和保障工作由后勤部具体负责。责任人王鹏象；

9、安保：相关会议车辆的进出和停放指引、会务人员进园的检票、会场安全保障等工作由安保部负责。责任人王钱；

10、交流讲解：会务期间如有需要集团领导授课交流的，由办公室汇报集团领导决定；如有需要入园讲解的，主要由楼玲霞负责带队讲解，团队较多的情况下，李冰和陈君芳跟上；

11、其他：会议所需的席签的打印由俞少瑾负责，打好后交客房。会议所需的茶叶等由俞少瑾负责；

三、会务现场接待

1、李冰和陈君芳提前对整个会务场所和环节进行检查，发现没有落实到位的，及时通知责任部门。会务人员到达后，李冰或陈君芳做好引领工作，如有住宿的，带至客房前台做好登记入住；如直接入园的，提前和票务做好出票工作，安排好讲解人员，并引领进园；直接开会或就餐的，引领至会场或餐厅；

2、整个会务期间，要做好跟踪服务工作，要及时与对方负责人保持沟通，听取对方的合理要求并进行落实，最后进行一次书面总结报告，把反映的问题递交办公室，为后期会议的提升打好基础；

3、会议和餐饮及活动结束后，会场的卫生、用具的收拾（包括签到桌、席签、指示牌、横幅等物品）、空调照明等及时关闭由王海瑜负责落实；餐饮的相关善后由王学芳负责；会议室音响等设备的整理由金利锋负责；拓展等活动场地的物品、卫生由杨锋负责落实。

四、结款

会务结束后，由李冰或陈君芳按制度做好应收款工作，包括合同的签订、会务费对账确认、发票的开具、款项的回收等工作。

五、客户调查和反馈

办公室负责对当次接待客户进行回访和调查，听取客户反馈的意见，并做好反馈意见记录，对出现的问题进行调查并要求责任部门进行整改，如问题是出在个人服务态度和质量等人为因素的，将对责任部门进行处罚。

                                                   浙江米果果生态农业集团有限公司

                       2018年5月4日